Microsoft Office и Office 365: почему переход сегодня является оптимальным решением?

Что чаще всего используется бизнесом в качестве программного решения? Конечно, офисный пакет Microsoft Office 2019. Без предлагаемого набора обойтись смогут разве что единицы. Обычно Microsoft Office любая компания приобретает в обязательном порядке. Размер организации при этом совершенно не важен – это может быть как небольшая компания по пошиву одежды, так и крупная корпорация, завоевавшая рынок. Причины покупки настолько очевидны, что нет смысла их приводить и обсуждать. А вот то, какую версию приобрести облачную или «традиционную» - вопрос, который в настоящий момент может стать причиной серьезной дискуссии.

В принципе, купить можно и ту, и другую, но «классический вариант» многим специалистам IT привычнее, чем современные решения, то есть Office 365. Насколько аргументировано подобное решение и не пора ли отказаться от привычного в пользу современных технологий?

Следует разобраться, в чем состоят отличия версий, насколько они существенны, и выявить их недостатки и преимущества.

«Коробка» и «облако»: существенны ли различия?

На самом деле вопрос изначально некорректен. «Облачный» Office 365 становится комплексным вариантом, позволяющим не просто осуществлять работу с документами, но и организовывать деятельность предприятия в целом. В комплексе – сервисы онлайн, оптимизирующие работу среднего бизнеса и небольших предприятий.

Одно из самых существенных отличий нового решения – возможность его использования на всех устройствах, имеющихся в распоряжении пользователя. Имеются в виду как офисный компьютер, так и те, что находятся дома при возможности установки на любые платформы.

Office 365 предоставляет возможность использовать актуальную на настоящий момент версию любого продукта. Организация непрерывного доступа к «облачному» варианту позволяет использовать новинки и облегчает осуществление поддержки, в том числе, и когда заходит вопрос об обеспечении необходимого уровня безопасности. «Коробочный» вариант сегодня очевидно устаревает – и это очевидно, особенно в отношении небольших компаний, которые, постоянно развиваясь, нуждаются в обновлении функций (при отрицании «облака») должен приобретать новую «коробку».

Несомненным плюсом является и онлайн-версия, предлагаемая Office 365. Она разрешает работу через браузер при использовании любого устройства, в том числе и чужого. То есть, если необходимо срочно выполнить ту или иную задачу, пользователь может работать из любого места – даже если он оказался там случайно. В качестве примера можно привести пребывание на отдыхе.

Office 365 – это и возможность любого числа переустановок, что востребовано при смене оборудования. При этом «коробочная» версия разрешает сделать то лишь дважды: на портативное и стационарное устройство.

Отдельному рассмотрению подлежат дополнительные функции Office 365. Не так давно она могла быть доступна только при наличии солидных инвестиций бизнеса в инфраструктуру. То есть воспользоваться облачной версией могли лишь компании со значительным уровнем дохода. Сегодня сервис может приобрести каждая контора – это действительно не дорого. И вот в распоряжении сотрудников – электронная почта с предоставлением календаря, а также базовый сервис, требующийся для работы, а также корпоративный портал, обеспечивающий возможность взаимодействия при работе с документами и коммуникацию.

Подобные возможности интересны, прежде всего, для маленьких компаний, сотрудники которых часто вынуждены работать из дома. Помимо этого, Office 365 предоставляет такое решение как Skype for Business. Оно дает возможность обмениваться сообщениями – также как все привыкли в традиционной версии Skype. При использовании данного решения можно организовывать презентации с привлечением значительного числа участников, подключая внешних по высланной ссылке. Имеется возможность проведения семинаров, записи сессий, создания заметок, подключения АТС. Все данные функции заметно упрощают коммуникации – и внешние, и внутри компании.

Также из «приятных мелочей» - облачное хранилище размером в 1 Тбайт для всех пользователей. То есть в Office 365 имеется масса сервисов, которые фирма получает, не затрачивая времени и средств. При этом не нужно формировать сложную инфраструктуру и искать проблем там, где их нет.

Из сказанного выше можно сделать резюме: «коробочная» версия предназначена лишь для офисной техники, тогда как облачное решение предполагает наряду с основными возможностями массу функций. Часто современному бизнесу сложно без них обойтись.

Дополнительные преимущества

Но почему компания с динамично развивающимся бизнесом должна осуществлять переход на Office 365? Основными причинами могут стать адекватность сотрудников и желание идти в ногу со временем. Выгода от использования облачного варианта очевидна. Конечно, в мире полно консерваторов, но, взвесив все «за» и «против», становится все ясно. Возможность закрыть все основные потребности компании просто наличием подписки в результате даст заметную экономию.

Помимо этого даже компания, дела у которой идут «стабильно хорошо» не в состоянии спрогнозировать, что произойдет через несколько лет. Ряд организаций, приобретая «коробки» и лицензии могут столкнуться с тем, что они попросту не будут использованы. Внеочередное переформирование или сокращение штата – и дорогостоящее приобретение остается пылиться на складе.

Office 365 предоставляет возможность менять число лицензий ежегодно и даже каждый месяц. Существует много примеров того, как предприятия в различных сферах деятельности экономят значительные средства на том, что попросту уменьшают число необходимых подписок.

Но что делать с лицензиями, которые уже имеются в наличии?

В ситуации, когда у компании уже присутствует действующая лицензия Open License, подписка Office 365 в ней уже присутствует. Возможно помесячные и годовые варианты подписки CSP, но если компания хочет приобрести лицензию OL, то это также не будет являться проблемой для миграции.

Имеется интересная закономерность: принимать окончательное решение об осуществлении перехода на подписку в идеале должны не IT-специалисты, а те, кто отвечает за бюджет, то есть генеральный, коммерческий или финансовый директор. Основными плюсами Office 365 становятся именно экономические факторы – кто-кто, а руководители, отвечающие за бюджет компании, оценят это по достоинству. Для них очевидно то, что Office 365 позволит оптимизировать IT-бюджет, при этом избавившись от малоэффективных затрат. То есть преимущества Office 365 проще донести именно до менеджеров, чем до тех, кто возглавляет IT-отделы.

Еще одним моментом, волнующим массы компаний, становится вопрос возможности передачи лицензии при осуществлении перерегистрации ООО – в Office 365 такие моменты учтены.

Так почему, при всех преимуществах «облака» «коробочная» версия Office до сих пор пользуется такой популярностью? Причинами являются менталитет и многолетние привычки. При этом (парадокс!) консервативность чаще всего демонстрируют именно IT-администраторы, то есть люди, которые в силу профессии, постоянно сталкиваются с современными технологиями, оценивая их эффективность. Скорее всего, дело в нежелании менять инфраструктуру, создававшуюся на протяжении нескольких лет. Переход на новую модель не всегда очевиден и требует определенной работы и осведомленности – это пугает.

Microsoft Office очевиден для айтишников. Сталкиваясь с Office 365, они испытывают некоторые сомнения, будучи не слишком уверенными в собственных возможностях и информированности. Необходимо разобраться с нюансами.

Основной причиной проявления консерватизма заказчиков становятся стереотипы в отношении облачных сервисов. Кстати, многие и по сей день уверенны, что работа с Office 365 возможна лишь из браузера.

Когда необходимо переходить на Office 365?

Аргументов для осуществления перехода может быть масса. Все сценарии можно условно разделить на две категории. В первую входят ситуации, когда компании необходимо новое ПО. Это может быть связано с увеличением штата, расширением бизнеса, устареванием используемых версий. Тогда речь заходит о том, какой способ необходимо выбрать: «коробку», подписку (на каждый месяц или годовую), OL.

Но есть и еще один вариант развития событий – это ориентация на потребности компании, использование новых сервисов и пр. В этом случае заказчик может отталкиваться от ряда задач:

• решение конкретных проблем;
• получение весомых преимуществ;
• возможность совместной деятельности;
• выстраиванием администрирования проектов;
• внедрение электронного документооборота.

В ряде случаев на Office 365 переходят, когда присутствует желание организации коммуникации внутри компании, многие в этом случае экономят на распределении ресурсов и организации удаленной работы. Для этого Office подходит как нельзя лучше, поскольку обеспечивает полноценное защищенное общение сотрудников внутри компании.

В некоторых случаях имеет место переход на Office 365, связанный с необходимостью модернизации оборудования. Техника устаревает и встает проблема закупок – как оборудования, так и лицензий. Использование Office 365 позволяет обойти данную статью расходов.

Где купить подписку Office 365

Но каким же образом приобретается подписка? Сперва Office предлагал произвести оформление непосредственно на сайте Microsoft, но после компания решила, что выгоднее привлекать для реализации партнеров. Подписку по-прежнему можно оформить, посетив ресурс – правда, при этом нужно быть готовым к тому, что находящийся в Ирландии продавец не сможет предоставить полного пакета документов, как это требует отечественное законодательство. В этом случае единственно возможным вариантом оплаты остается использование карты банка, но для многих субъектов рынка России это попросту невозможно. А потому оптимальным вариантом станет покупка Office 365 у партнеров, которые гарантируют надлежащее документальное оформление покупки и техническую поддержку, если таковая потребуется.